Apa itu Anggaran Berbasis Nol?
Mulai dari "nol basis" (yaitu, tanpa saldo atau biaya terbawa), setiap periode dalam kalender perusahaan dianggarkan sepenuhnya dalam kaitannya dengan kebutuhan dan biaya untuk periode tersebut. Apakah sebulan, seperempat atau setiap tahun, suatu periode dapat menjadi ukuran waktu yang paling sesuai untuk bisnis Anda.
Pada awal periode baru, persyaratan keuangan dan biaya yang dibenarkan adalah input utama untuk anggaran perusahaan, terlepas dari apakah anggarannya lebih tinggi atau lebih rendah dari periode sebelumnya. Ketika periode berikutnya dimulai, Anda kembali ke basis nol dan ulangi prosesnya.
Bagaimana cara kerjanya?
Penganggaran tradisional, atau penganggaran berbasis biaya, melibatkan pengelolaan operasi perusahaan berdasarkan anggaran dari periode sebelumnya. Misalnya, jika sebuah perusahaan mengantisipasi peningkatan 5 persen dalam produksi berkat pendaratan klien baru, mereka hanya menambahkan 5 persen ke anggaran dari periode sebelumnya.
Penganggaran berbasis biaya mengasumsikan bahwa semua pengeluaran sebelumnya untuk produksi dan operasi diperlukan, dan bergerak maju dengan mempertahankan anggaran untuk fungsi-fungsi tersebut tanpa analisis lebih lanjut.
Dalam penganggaran berbasis nol, setiap biaya harus dibenarkan setiap periode, sehingga biaya berulang ditinjau, kemudian disetujui, disesuaikan atau dihentikan berdasarkan kebutuhan.
Dan pengeluaran baru dianalisis dengan perhatian yang sama seperti dalam penganggaran tradisional, tetapi selalu dengan pemahaman bahwa biaya harus dioptimalkan untuk efisiensi dan nilai.
Misalnya, jika Anda seorang solopreneur yang menjalankan perusahaan barang kertas kreatif di luar rumah Anda, Anda mungkin memutuskan untuk menerapkan anggaran berbasis nol untuk meningkatkan efisiensi setelah Anda memutuskan untuk mengambil perusahaan internasional dan mengirim ke luar negeri. Satu area yang mungkin mempengaruhi adalah biaya pencetakan Anda. Setelah tinjauan komprehensif, Anda menyadari bahwa Anda dapat mengimbangi biaya pengiriman tambahan dan mempersingkat waktu penyelesaian dengan membeli dua printer baru dan memanfaatkan pembelian grosir untuk tinta printer berkat kemitraan baru dengan pemasok lokal. Setiap periode, Anda akan meninjau semua atau pengeluaran Anda untuk menentukan apakah biaya tersebut dibenarkan dalam anggaran Anda dengan laba yang berharga atas investasi Anda .
Bagaimana Anda Memulai?
Langkah-langkah untuk memulai metode penganggaran berbasis nol sangat mudah:
- Identifikasi tujuan Anda. Apakah Anda berharap dapat meningkatkan pendapatan hingga 10 persen? Apakah Anda ingin memotong biaya hingga 2 persen? Tujuan Anda harus dapat diukur dan dicapai dalam rentang waktu yang Anda pilih.
- Pertimbangkan bagaimana Anda dapat mencapai tujuan ini. Apa yang Anda miliki di gudang senjata Anda yang dapat digunakan untuk menyesuaikan biaya, efisiensi, atau sumber daya untuk mencapai tujuan Anda?
- Tinjau opsi Anda dari langkah 2. Apakah menerapkan satu tugas akan membantu Anda mencapai tujuan Anda? Atau apakah Anda perlu menerapkan beberapa tindakan? Dan jika demikian, apakah Anda meluncurkannya secara individual dari waktu ke waktu atau sekaligus?
- Prioritaskan tugas baru Anda dan dokumentasikan biaya yang diperlukan untuk implementasi.
- Evaluasi semua biaya dan pengeluaran yang diperlukan untuk periode mendatang di setiap aspek bisnis Anda (atau departemen yang Anda rencanakan untuk beradaptasi untuk memenuhi tujuan Anda). Sertakan biaya yang diperlukan untuk tugas baru yang Anda dokumentasikan pada langkah 4.
- Jika evaluasi memenuhi persetujuan Anda dan semua biaya dibenarkan, terlibat dalam penerapan dan ikuti anggaran Anda.
- Di akhir periode, periksalah pengukuran Anda dan tentukan apakah Anda telah mencapai tujuan Anda. Apakah pelaksanaannya berjalan dengan lancar? Jika kesalahan dibuat, apakah Anda ingin menyesuaikan dan bergerak maju dengan proses pada periode berikutnya? Atau menghentikan tugas sama sekali?
- Mulai lagi di langkah 1 di awal periode baru.
Mengapa Ini Mungkin Tepat untuk Anda?
Karena strukturnya yang rinci, penganggaran berbasis nol memungkinkan pemilik bisnis untuk memasukkan strategi baru selama periode waktu tanpa takut kehilangan keberlanjutan. Seringkali dibentuk secara bergulir, proses ini menawarkan kesempatan bagi pemilik bisnis untuk menyelami rencana implementasi mereka dan menghindari peningkatan anggaran carte blanche yang mungkin tidak menunjukkan laba atas investasi untuk jangka waktu yang lama.
Kelebihan lainnya untuk metode manajemen bisnis ini adalah secara efektif dapat menurunkan biaya untuk operasi sehari-hari. Sumber daya hanya dialokasikan ketika mereka dibutuhkan, mengurangi pemborosan dan redundansi sementara juga meningkatkan komunikasi antar departemen yang memerlukan koordinasi yang lebih baik untuk tetap pada anggaran.
Mengapa Ini Tidak Mungkin Tepat untuk Anda?
Memang benar metode ini dapat menyebabkan biaya operasi yang lebih rendah untuk bisnis besar, tetapi ini sering berarti bahwa departemen yang tidak menghasilkan pendapatan dapat mengalami perubahan singkat atau kekurangan dana. Di mana beberapa bidang anggaran Anda seperti produksi atau penjualan akan membenarkan pengeluaran mereka dengan mudah, fungsi lain yang diperlukan seperti layanan pelanggan atau penelitian dan pengembangan mungkin memiliki waktu yang lebih sulit membenarkan pengeluaran mereka di luar batas minimum.
Kerugian lain dari penganggaran berbasis-nol adalah hal ini dapat menghabiskan waktu dibandingkan dengan penganggaran berbasis-biaya atau penganggaran berbasis aktivitas. Hal ini terutama berlaku untuk perusahaan besar, tetapi juga berlaku bagi pemilik usaha kecil. Melewati setiap mata anggaran setiap periode yang membenarkan kebutuhannya dapat menjadi tenaga kerja yang intensif dan penggunaan waktu Anda yang tidak efisien.
Di mana bisa membawa Anda?
Terlepas dari ukuran perusahaan Anda, penganggaran berbasis nol mengharuskan Anda untuk melihat lebih dekat pada apa yang mendorong nilai dalam proses Anda. Meskipun memakan waktu, itu metode, ketika digunakan dengan benar, yang dapat menyebabkan keberlanjutan yang lebih besar dan pertumbuhan yang seimbang.
Pada akhirnya, setiap pengusaha yang memilih untuk menggunakan penganggaran berbasis nol untuk operasi mereka pasti akan belajar pentingnya menginvestasikan waktu dan sumber daya untuk memandu efisiensi dan nilai bisnis mereka.