Terorganisir melibatkan lebih dari sekadar tumpukan tumpukan kertas dan membersihkan kekacauan yang ada di meja Anda. Organisasi melibatkan pembuatan sistem dan prosedur untuk semua bagian berbeda dari bisnis Anda; ini memiliki potensi untuk membantu Anda menjadi lebih produktif dan menguntungkan. Ide-ide di bawah ini termasuk beberapa cara terbaik Anda dapat menjadi lebih terorganisir dalam bisnis kecil Anda. Cobalah hanya satu untuk perbaikan lambat dan berkelanjutan atau buat rencana untuk memasukkan proses organisasi baru setiap bulan dalam bisnis Anda tahun ini.
01 - Kendalikan Makalah dan Dokumen
Sekarang Anda memiliki gagasan yang lebih baik tentang jenis dokumen yang Anda kerjakan, saatnya untuk membuat - atau meningkatkan - sistem pengarsipan kantor Anda. Susan Ward menyusun panduan yang bermanfaat untuk membuat sistem manajemen dokumen yang dapat membantu Anda membuat atau menyempurnakan proses kertas Anda dan membuatnya terorganisir.
Jika Anda memutuskan sudah waktunya untuk mulai bergerak menuju kantor tanpa kertas ( baca pro dan kontra ini terlebih dahulu ), maka Anda dapat memulai dengan memindai dan mendigitalkan tanda terima Anda, menggunakan layanan faktur dan pembayaran online seperti FreshBooks, pindah ke program tanda tangan digital seperti DocuSign , dan menggunakan Cloud untuk pencadangan dan pengarsipan data. Jika Anda mengumpulkan kartu nama di acara sepanjang tahun, mungkin juga merupakan ide yang bagus untuk berinvestasi dalam pemindai kartu nama sehingga Anda dapat langsung mendigitalkan info kontak dan membuang kartu kertas.
02 - Gunakan Alat Produktivitas yang Tepat
- Manajemen kontak. Dari melacak pelanggan Anda untuk mengingat orang yang Anda temui saat jaringan, setiap pemilik bisnis kecil membutuhkan sistem untuk mengelola informasi kontak. Anda dapat memilih sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) yang komprehensif seperti Salesforce, atau untuk manajemen skala yang lebih kecil Anda dapat mengatur aplikasi Kontak yang ada untuk bekerja untuk bisnis Anda.
- Rapat dan komunikasi. Apakah Anda melakukan pertemuan tatap muka, di telepon atau melalui layanan obrolan video, ada cara untuk membuat proses lebih terorganisir. Anda dapat menggunakan layanan seperti Do untuk membuat pertemuan Anda lebih terorganisir - sebelum, selama, dan sesudahnya.
- Akuntansi dan pembukuan. Mengatur dan merampingkan cara Anda membuat faktur, menerima pembayaran, dan mengelola arus kas dengan alat seperti Quickbooks Online, Xero, dan Wave.
- Perjalanan dan pelacakan biaya. Anda dapat menggunakan aplikasi seperti Expedia dan TripAdvisor untuk membuat rencana perjalanan menjadi lebih mudah. Kemudian, begitu di jalan, aplikasi seperti Expensify membantu Anda melacak pengeluaran dan membuat pelaporan ketika Anda pulang jauh lebih teratur.
- Manajemen media sosial. Kita semua tahu berapa banyak waktu yang dapat terbuang di media sosial jika Anda tidak mendekatinya dengan cara yang sistematis dan terorganisir. Inilah sebabnya mengapa alat seperti Hootsuite dan Buffer bisa sangat berharga bagi pemilik usaha kecil.
- Manajemen email. Jika Anda menggunakan Gmail dalam bisnis kecil Anda, Anda memiliki akses ke beberapa ekstensi Google yang dapat mengatur kotak masuk Anda dengan cepat. Jika Anda menggunakan aplikasi email lain, cobalah SaneBox untuk penyaringan otomatis, pengingat, dan banyak lagi.
- Manajemen proyek. Aplikasi manajemen proyek yang baik akan membantu Anda melacak tugas, berbagi file, dan berkolaborasi dengan rekan tim di satu tempat dan itu bisa menjadi salah satu alat terbaik yang dapat Anda gunakan untuk mengatur pekerjaan Anda. Coba Basecamp atau Asana untuk solusi manajemen proyek all-in-one.
Produktivitas adalah proses yang sangat pribadi dan aplikasi yang Anda butuhkan akan spesifik untuk Anda pekerjaan yang Anda lakukan dan cara Anda cenderung bekerja. Luangkan waktu untuk mengeksplorasi apa kebutuhan Anda sebelum memasukkan alat baru dalam proses Anda. Anda mungkin tidak membutuhkan sebanyak yang Anda pikirkan. Untuk inspirasi alat produktivitas, baca artikel ini dengan 101 aplikasi produktivitas bisnis kecil dan jelajahi 27 aplikasi hemat waktu ini .
03 - Dapatkan Komputer Anda Terorganisir
Berikut adalah daftar hal-hal yang dapat Anda lakukan sekarang untuk mengatur komputer Anda dan kembali ke bentuk kerja:
- Bersihkan desktop Anda. Ada beberapa cara Anda dapat pergi di sini, dan itu semua tergantung pada gaya kerja Anda dan bagaimana Anda menggunakan komputer Anda. Anda dapat membuang semuanya dari desktop Anda kecuali untuk tempat sampah Anda (ingat bahwa ikon aplikasi di desktop Anda hanyalah pintasan - semua aplikasi Anda yang sebenarnya biasanya tinggal di folder Aplikasi Anda). Atau Anda dapat menambahkan beberapa pintasan ke aplikasi dan file yang paling sering digunakan. Saya cenderung melakukan kesalahan terhadap opsi pertama, berjalan sesingkat mungkin, tetapi sering menggunakan desktop saya untuk akses mudah ke file yang sedang saya kerjakan. Kemudian saya memindahkan mereka ke rumah permanen mereka begitu saya selesai.
- Siapkan sistem pengarsipan digital. Berbicara tentang memberi dokumen Anda rumah permanen, ini adalah tempat Anda membuat sistem pengarsipan yang masuk akal bagi Anda sehingga Anda dapat menemukan dokumen yang Anda butuhkan ketika Anda membutuhkannya. Panduan ini untuk file dan folder organisasi menyediakan sejumlah tips yang sangat baik untuk membantu Anda memulai.
- Perbarui perangkat lunak. Jika komputer Anda diatur untuk secara otomatis menginstal aplikasi dan pembaruan sistem operasi, bagus. Jika ini adalah proses manual untuk Anda, Anda harus memeriksa pembaruan setidaknya dua bulan sekali karena banyak yang menyertakan tambalan keamanan. Kemudian, setahun sekali, tinjau versi perangkat lunak saat ini yang Anda gunakan dan buat keputusan jika waktunya ditingkatkan.
- Pindai virus dan masalah kinerja. Terlepas dari jenis komputer apa yang Anda miliki, semuanya bisa terkena virus atau malware (ya, bahkan Mac!). Jika Anda memiliki komputer berbasis Windows, tips pemeliharaan PC dari PCWorld ini akan membantu Anda menjaga komputer Anda tetap sehat dan berjalan dengan lancar.
- Verifikasi integritas pencadangan data Anda. Anda membuat cadangan data Anda, bukan? Jika tidak, lewati yang lain untuk saat ini dan lakukan yang ini dulu. Anda dapat menggunakan layanan pencadangan data berbasis Cloud seperti Carbonite, Backblaze atau CrashPlan atau Anda dapat menggunakan hard drive eksternal yang Anda colokkan ke komputer Anda (saya melakukan keduanya). Dengan opsi apa pun, konfigurasikan layanan atau drive untuk melakukan backup otomatis terus menerus sehingga Anda tidak perlu melakukan apa pun secara manual. Kemudian, sekali atau dua kali setahun, masuk ke layanan cadangan Anda atau drive dan melihat-lihat untuk memastikan semuanya ada di sana dan dapat diakses jika Anda perlu untuk menarik salinan ke komputer lokal Anda.
- Tuliskan kotak masuk Anda. Banyak pemilik bisnis kecil memiliki hubungan cinta-benci dengan kotak masuk email mereka. Mereka menyukainya karena ini alat komunikasi yang sangat produktif dan efisien; namun mereka membencinya karena itu dapat dengan cepat menjadi tidak terkontrol sehingga menyebabkan stres yang tidak perlu . Ada hal-hal yang dapat Anda lakukan untuk menjaga inbox Anda sejalan, seperti menggunakan otomatisasi, menyederhanakan apa yang Anda terima setiap hari, dan membatasi seberapa sering Anda memeriksa email di siang hari. Baca artikel ini untuk tips manajemen email yang akan membuat inbox Anda alat produktivitas yang kuat dan bukan menyedot waktu utama.
Kiat di atas akan membantu Anda membuat bisnis kecil Anda lebih terorganisir dengan segera, tetapi ingatlah betapa cepatnya hal-hal dapat keluar dari kontrol. Padukan kegiatan ini dengan resolusi untuk melakukan peninjauan cepat dan mudah atas kertas Anda, alat produktivitas, dan status komputer beberapa kali sebulan sehingga Anda dapat tetap teratur dan mencegah hal-hal mencapai tingkat disorganisasi yang luar biasa.