Selain fungsi kantor dasar, asisten administratif dan sekretaris eksekutif juga bertanggung jawab untuk menulis atau menyiapkan laporan, mengatur dan menjadwalkan pertemuan, meninjau pesan masuk untuk menentukan signifikansi mereka, menyiapkan agenda untuk rapat dewan, membuat pengaturan perjalanan, menyusun menit rapat, melakukan penelitian, persiapan korespondensi, dan supervisi dan pelatihan staf kantor tingkat junior.
Peran ini mungkin memerlukan tingkat pengalaman yang berbeda dan memiliki salah satu dari judul pekerjaan serupa ini:
- Asisten Administrasi tingkat pemula
- Asisten administratif
- Asisten Administrasi Senior
- Sekretaris Eksekutif
- Sekretaris Eksekutif Senior
- Manajer kantor
- Manajer Kantor Senior
Catatan: Posisi asisten medis dan hukum sangat berbeda dan membutuhkan pelatihan khusus yang diminta dalam profesi di mana mereka bekerja.
Perbedaan Antara Asisten Administrasi dan Sekretaris Eksekutif
Peran sekretaris eksekutif dan asisten administrasi memiliki banyak tumpang tindih, dan perbedaan dalam peran dapat bervariasi menurut organisasi. Dalam beberapa kasus, sekretaris eksekutif berfokus pada tugas administrasi yang lebih untuk seorang manajer atau eksekutif, seperti penjadwalan pertemuan, perencanaan perjalanan, penanganan komunikasi tertulis dan bahkan pembukuan. Asisten administrasi dapat fokus pada lebih banyak tugas operasi bisnis dan mengambil lebih banyak peran kepemimpinan dalam beberapa kapasitas, membuat agenda untuk rapat atau konferensi, mengelola anggaran, dan menangani penagihan vendor.
Asisten administrasi mungkin diperlukan untuk memiliki pendidikan yang lebih khusus dalam beberapa kasus di mana mengelola operasi bisnis sangat penting.
Keterampilan Pekerjaan Inti
Baik sekretaris eksekutif dan asisten administrasi memiliki seperangkat keterampilan kerja inti yang penting dalam peran baik. Ini termasuk keterampilan organisasi yang luar biasa, kemampuan komunikasi tertulis dan lisan yang sangat baik, serta perhatian yang kuat terhadap detail dan profesionalisme.
Mereka harus memiliki keahlian teknis dengan alat otomatisasi kantor, termasuk perangkat lunak seperti Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint, serta alat pembukuan seperti QuickBooks .
Asisten Administrasi atau Sekretaris Eksekutif di Kantor Kecil
Di kantor kecil, tanggung jawab asisten administratif atau sekretaris eksekutif biasanya dilakukan oleh berbagai staf kantor. Beberapa pekerjaan sebenarnya dapat dilakukan oleh eksekutif perusahaan itu sendiri, dan asisten administratif atau peran sekretaris eksekutif dapat mencakup berbagai tanggung jawab yang lebih besar sebagaimana yang diperlukan dalam organisasi yang lebih kecil.
Asisten Administrasi atau Sekretaris Eksekutif di Kantor Menengah
Ketika ukuran perusahaan meningkat, kebutuhan untuk seseorang yang sangat terorganisir dan dapat melakukan berbagai tugas meningkat. Hal ini terutama berlaku untuk eksekutif yang menjalankan perusahaan yang membutuhkan tingkat kerahasiaan dan integritas tinggi untuk bisnis yang sedang dilakukan.
Asisten Administrasi atau Sekretaris Eksekutif di Kantor Besar
Adalah hal yang biasa bagi sebuah kantor besar untuk memiliki beberapa asisten administratif dan / atau sekretaris eksekutif. Pada ukuran perusahaan ini, biasanya perlu memiliki manajer kantor yang mengkoordinasikan staf yang melayani para eksekutif perusahaan.
Dalam beberapa kasus, seorang asisten administrasi akan menemani eksekutif dalam perjalanan bisnis panjang untuk membantu pengaturan pertemuan, penjadwalan, dan tugas-tugas organisasi penting lainnya.