Dokumen untuk Menjaga Jangka Panjang dan Jangka Pendek
4 Alasan untuk Menyimpan Catatan
- Ini akan membuat lebih mudah untuk mengajukan pajak Anda.
- Setelah semua yang direkam akan membantu Anda menghindari pemotongan, yang akan menghemat uang Anda.
- Ini akan membantu Anda memastikan Anda mengajukan klaim yang akurat. Daripada menebak, "Saya pikir saya membayar kontraktor itu $ 1.000," dengan cepat menarik spreadsheet, Anda akan tahu Anda membayarnya $ 850 pada 17 Juli.
- Jika Anda diaudit atau IRS memiliki pertanyaan tentang item pada pengembalian pajak Anda, Anda akan memiliki bukti untuk mendukung klaim Anda. Jika Anda tidak memiliki dokumentasi ini, Anda akan menemukan diri Anda menghabiskan waktu dan uang untuk mencoba menemukan buktinya. Lebih buruk lagi, jika Anda tidak dapat datang dengan tanda terima, klaim Anda tidak akan dihormati dan Anda bahkan mungkin harus membayar pajak dan denda tambahan.
Rekaman Apa yang Harus Saya Lacak?
Jawaban singkatnya adalah Anda harus melacak semuanya! IRS dikenal untuk mengaudit bisnis kecil , terutama yang menunjukkan kerugian dalam beberapa tahun berturut-turut. Selain itu, banyak agen IRS tidak memahami nuansa pajak yang berlaku bagi investor real estat, membuat mereka lebih cenderung mempertanyakan pengajuan Anda.
Anda harus memiliki bukti jika IRS mempertanyakan barang-barang Anda atau, bahkan dalam kegiatan bisnis sehari-hari, jika seseorang mencoba mempertanyakan pembayaran.
Kedua jenis catatan yang perlu Anda simpan adalah catatan permanen dan catatan jangka pendek.
1. Rekaman Permanen
Ini adalah dokumen yang ingin Anda simpan tanpa batas.
Apa Beberapa Contoh Rekaman Permanen?
Ini adalah dokumen yang akan relevan dan berharga bagi Anda jauh melampaui tahun pajak saat ini, seperti:
- Semua sewa penyewa.
- Segala jenis dokumen hukum - Denda, laporan pemeriksaan, penampilan pengadilan.
- Segala jenis izin yang Anda ambil pada properti.
- Apapun yang akan Anda depresiasi - Seperti properti atau perbaikan.
- Jika perusahaan Anda tergabung sebagai LLC , LP , S Corporation atau lainnya, Anda akan ingin menyimpan semua catatan yang berkaitan dengan ini.
- Polis asuransi.
- Dokumen pinjaman - Seperti hipotek.
- Pajak tahun lalu.
- Judul properti / akta.
2. Catatan Jangka Pendek
Dengan jangka pendek, saya tidak mengacu pada beberapa bulan. Anda akan ingin menyimpan dokumen apa pun yang Anda anggap cukup penting untuk mengklaim pajak Anda selama minimal lima tahun. Berapa lama setelah itu tergantung pada tingkat kenyamanan Anda. Ini akan membantu Anda jika Anda pernah diaudit atau digugat.
Apa Beberapa Contoh Catatan Jangka Pendek?
Apa pun yang dianggap sebagai penghasilan atau biaya untuk tahun pajak yang diberikan, seperti:
- Biaya iklan untuk bisnis atau properti Anda.
- Biaya hiburan - Seperti makan malam atau makan siang untuk pelanggan saat ini atau pelanggan potensial.
- Bunga yang dibayarkan untuk hipotek dan kartu kredit apa pun untuk penggunaan bisnis.
- Biaya hukum / profesional- Untuk akuntan, pengacara, agen asuransi, Realtors.
- Biaya kantor - Internet, saluran telepon kedua untuk bisnis, perlengkapan kantor, pengurangan kantor rumah jika Anda memiliki kantor rumah yang hanya digunakan untuk bisnis.
- Sewa diterima.
- Perbaikan dilakukan.
- Setoran jaminan diterima. - Ketika sewa penyewa berakhir, jika Anda menyimpan sebagian uang jaminan, Anda harus mencatatnya sebagai penghasilan. Jika Anda menyimpan sebagian untuk membayar perbaikan, uang yang Anda belanjakan untuk perbaikan dianggap sebagai biaya, yang dapat Anda kurangi dari pajak Anda.
- Biaya perjalanan untuk bisnis - Seperti mil didorong untuk kegiatan sewa.
- Utilitas dibayar.
- Upah yang dibayarkan kepada karyawan atau kontraktor independen.
Bagaimana Saya Harus Melacak Rekaman Saya?
Anda harus menyimpan salinan digital (komputer) dan hard copy (kertas) dari semua catatan Anda.
1. Salinan Digital
Anda akan ingin menggunakan spreadsheet atau program seperti Quicken Rental Property Manager untuk melacak pendapatan dan pengeluaran Anda.
Anda harus melakukan ini segera setelah pemasukan datang atau biaya terjadi. Anda akan ingin memasukkan informasi sedetail mungkin:
- Tanggal,
- Waktu,
- Siapa yang dibayar atau yang membayar Anda,
- Sifat pendapatan atau biaya
- Jumlah.
- Anda bahkan dapat memasukkan cara pembayaran atau pengeluaran (uang tunai, nomor cek, kartu kredit, wesel, dll.).
Tingkat detail akan tergantung pada perangkat lunak yang Anda gunakan atau buat. Beberapa program akan terhubung langsung ke rekening bank Anda dan akan mencatat pendapatan dan pengeluaran Anda untuk Anda.
Bahkan jika Anda memilih program yang lebih murah, atau menyimpan catatan Anda di spreadsheet pribadi, Anda masih harus menyiapkan catatan terpisah untuk setiap properti, untuk setiap jenis biaya, dan untuk jenis pendapatan yang terpisah. Intinya adalah untuk merekam sebanyak mungkin informasi pada saat transaksi, sehingga Anda dapat dengan mudah membuat laporan keuangan di masa depan.
Anda harus selalu mencadangkannya di cd, di hard drive eksternal, di awan dan bahkan dengan salinan kertas. Mereka harus dicetak pada akhir setiap bulan dan / atau akhir tahun.
2. Salinan Keras
Anda akan ingin memastikan Anda memiliki salinan kertas dari dokumen Anda yang paling penting. Jika memungkinkan, Anda akan ingin menyimpannya dalam semacam sistem penyimpanan tahan api atau safe deposit box. Jika Anda tidak dapat menemukan yang cukup besar untuk semua file Anda, Anda akan ingin menyimpan yang paling penting, seperti judul ke properti di kotak ini. Kategorikan semuanya berdasarkan tahun dan kemudian abjad mengurutkan file sehingga mudah ditemukan.