Bencana dapat memengaruhi setiap bisnis.
Jika Anda berpikir bisnis Anda terlalu kecil untuk berisiko, pikirkan lagi. Jika kita hanya mempertimbangkan gangguan keamanan dunia maya, 43 persen dari serangan cyber secara khusus menargetkan usaha kecil. Dan itu bukan faktor dalam semua jenis bencana lainnya yang dapat menghentikan bisnis Anda di jalurnya. Mengetahui bahwa lebih dari 40 persen bisnis tidak akan pernah dibuka kembali setelah bencana terjadi, sulit untuk berdebat dengan posisi yang perlu Anda rencanakan ke depan untuk hal yang tak terpikirkan. Sebagai pemilik bisnis, Anda perlu tahu persis apa yang harus dilakukan agar bisnis Anda kembali aktif dan berjalan dengan cepat jika sesuatu yang buruk terjadi. Di sinilah rencana kesinambungan bisnis datang.
Apa itu Rencana Kelangsungan Bisnis?
Rencana kesinambungan bisnis secara proaktif menguraikan langkah-langkah yang akan Anda ambil dalam bisnis Anda untuk memulihkan dari (dan dalam beberapa kasus mencegah) bencana yang mungkin terjadi. Tujuannya adalah untuk menganalisis potensi ancaman, mengidentifikasi bidang-bidang penting dari bisnis yang perlu difokuskan terlebih dahulu, dan dengan jelas menguraikan apa yang seharusnya terjadi untuk menghindari hilangnya pendapatan atau gangguan bisnis yang berkelanjutan.
Rencana kesinambungan bisnis yang efektif harus mencakup informasi berikut:
- Ringkasan proses dan fungsi bisnis paling penting.
- Analisis menyeluruh terhadap potensi ancaman yang dapat mengganggu operasi bisnis.
- Daftar informasi kontak darurat di tempat dan di luar lokasi.
- Strategi komunikasi internal dan eksternal.
- Identifikasi tim pemulihan dan tanggung jawab masing-masing orang
- Petunjuk yang jelas untuk mengakses dan memulihkan data pemulihan di luar lokasi.
- Identifikasi kantor atau lokasi bisnis sementara.
- Log perubahan yang merangkum pembaruan yang dibuat untuk rencana dan kapan dibuat (untuk tujuan kontrol versi).
Siapa yang Membutuhkan Satu?
Setiap perusahaan, besar dan kecil, harus meluangkan waktu untuk membuat rencana kesinambungan bisnis. Kerumitan rencana Anda tergantung pada ukuran, jenis, dan lokasi bisnis Anda, tetapi jika Anda menjalankan bisnis, Anda perlu memiliki rencana yang menguraikan apa yang akan Anda lakukan jika sesuatu mengancam operasi Anda.
Rencana kesinambungan bisnis yang dikembangkan dengan baik dapat melindungi setiap aspek bisnis Anda — data, lokasi dan peralatan bisnis fisik, personel, inventaris, dan modal intelektual. Jika bisnis Anda menghadapi gangguan, dan Anda tidak memiliki rencana kesinambungan bisnis untuk mengurangi kerusakan, Anda mungkin kehilangan pendapatan, personil penting, daya saing dalam industri dan bahkan reputasi publik Anda yang positif. Intinya adalah bahwa rencana kesinambungan sama pentingnya dengan jenis rencana bisnis lainnya , jadi Anda harus memiliki satu untuk melindungi perusahaan Anda jika Anda membutuhkannya.
7 Tips untuk Membuat dan Menggunakan Rencana Kelangsungan Bisnis Anda
Sekarang kita telah membahas pentingnya rencana kesinambungan bisnis, sekarang saatnya untuk mulai membuat satu.
Kiat yang tercantum di bawah ini akan menyederhanakan proses dan membantu Anda membuat rencana kesinambungan bisnis paling efektif yang mungkin:
- Gunakan template : Semua rencana kesinambungan bisnis memiliki informasi yang serupa, jadi Anda dapat menghemat banyak waktu dengan mengunduh template kelanjutan bisnis dan kemudian menyesuaikannya untuk bisnis Anda. Beri diri Anda lebih dulu dengan mengunduh dan memperbarui template ini dari FEMA, atau yang ini di TechTarget.
- Permudah eksekusi: Jika rencana kesinambungan bisnis Anda tidak teratur dan membingungkan, kegunaan dan kemampuan untuk mengeksekusi secara tepat waktu akan terbatas. Membuatnya mudah dipahami dan dijalankan dengan menyertakan instruksi langkah demi langkah atau daftar periksa yang jelas yang menjelaskan apa yang harus dilakukan. Anda juga dapat mempermudah eksekusi dengan menggunakan alat bantu visual seperti diagram alur, grafik, dan diagram untuk menunjukkan tindakan yang diperlukan.
- Pad perkiraan waktu pemulihan: Rencana kesinambungan bisnis melibatkan membuat asumsi dan perkiraan tentang apa yang bisa terjadi, apa yang perlu dilakukan dan berapa lama waktu yang diperlukan untuk pulih. Salah satu cara untuk memastikan Anda memiliki cukup waktu untuk mengembalikan bisnis ke jalur adalah dengan menambahkan waktu pemulihan tambahan untuk bangkit kembali dan berlari. Hal ini dapat memberikan sedikit ruang bernapas bagi Anda selama fase pemulihan.
- Uji secara menyeluruh: Hindari membuat rencana kesinambungan bisnis Anda dan hanya berharap yang terbaik. Anda harus mengujinya dan merencanakan beberapa run-through untuk memastikan semua bidang bisnis yang paling penting dimasukkan dan direncanakan untuk memadai.
- Perbarui informasi secara teratur : Jangan biarkan rencana Anda duduk dan mengumpulkan debu. Jika Anda menginvestasikan waktu untuk membuat rencana kesinambungan bisnis, Anda juga harus menghabiskan waktu yang diperlukan untuk memastikan itu akurat. Jadwalkan check-in reguler (setidaknya setiap enam bulan) untuk meninjau dan memperbarui semua informasi yang termasuk dalam dokumen, termasuk personel, informasi kontak, lokasi dan strategi.
- Berbagilah dengan personel kunci: Setiap orang yang memiliki tanggung jawab dalam rencana kesinambungan bisnis harus mewaspadai mereka dan memiliki pemahaman yang jelas tentang peran yang akan mereka mainkan dalam melaksanakan rencana tersebut. Ini banyak kasus, itu juga akan masuk akal untuk menjaga personel lainnya pada tingkat yang lebih luas diperbarui sehingga mereka dapat melompat dan membantu jika diperlukan.
- Berikan pelatihan untuk mendukung rencana: Eksekusi yang tepat dari rencana kesinambungan bisnis mungkin mengharuskan beberapa staf Anda melampaui tanggung jawab sehari-hari mereka untuk menyelesaikan tugas tambahan. Pastikan Anda meluangkan waktu untuk melatih masing-masing karyawan ini tentang apa yang harus mereka lakukan, sehingga tidak ada kesenjangan pengetahuan jika rencana perlu dilaksanakan.
Setelah rencana kesinambungan bisnis Anda dibuat, Anda juga harus mengembangkan rencana pemulihan bencana yang dapat Anda jalankan untuk mengembalikan dan menjalankan operasi Anda jika terjadi bencana.