Mengirim email bisnis profesional turun untuk menciptakan kebiasaan yang berfokus pada komunikasi yang jelas, ringkas, dan tepat.
1. Gunakan Alamat Email Bisnis
Ketika Anda adalah pemilik bisnis, melakukan bisnis atas nama perusahaan Anda, pastikan Anda menggunakan alamat email bisnis. Idealnya, itu berarti Anda memiliki alamat bisnis (yaitu, namaAnda@yourbusiness.com) yang Anda gunakan untuk semua komunikasi bisnis.
Jika itu tidak mungkin, Anda dapat membuat alamat email gratis yang menyertakan nama bisnis Anda (mis., Yourbusinessname@gmail.com). Menggunakan alamat email pribadi yang jelas tidak terkait dengan bisnis Anda dapat, paling buruk, melukai profesionalisme Anda dan dalam banyak kasus Anda mungkin tidak dianggap serius.
2. Simpan Pesan Singkat dan Manis
Tidak ada yang salah dengan menjelaskan hal-hal dengan sangat rinci; itu bisa memberikan kejelasan dan mengurangi kesalahpahaman. Namun ketika pesan email mulai terlihat seperti novel, Anda dapat dengan cepat kehilangan perhatian penerima dan mengacaukan masalah dengan informasi yang tidak relevan. Untuk menghindari hal ini, tetap dengan satu subjek per email, dan ketika Anda memang perlu memasukkan lebih banyak informasi, gunakan subjudul tebal sehingga perincian terpenting jelas.
3. Gunakan Garis Subjek Deskriptif
Pernahkah Anda membuka pesan email berdasarkan subjek, dan akhirnya benar-benar bingung dan sedikit kesal ketika itu tentang sesuatu yang sama sekali berbeda? Karena Anda sudah menyimpan setiap email yang Anda tulis terbatas pada satu subjek per tip di atas, Anda juga harus memastikan baris subjek Anda mencerminkan topik itu dan tidak ada yang lain.
Ini tidak hanya akan membantu penerima, tetapi ini juga akan membantu mempermudah Anda mengelola kotak masuk email Anda sendiri .
4. Nada Turun
Sangat mudah untuk membiarkan hal-hal terbang ketika Anda mengirim email karena Anda mungkin merasa seperti Anda dilindungi oleh layar komputer Anda, tetapi beberapa percakapan dapat dengan mudah disalahpahami dalam email. Bahkan, tanpa isyarat komunikasi verbal untuk meredam pesan yang Anda kirim, email apa pun dapat diambil dengan cara yang salah. Jika Anda mengirim pesan yang mungkin dipertanyakan, baca kembali sebelum mengirim dan jika Anda masih tidak yakin, Anda mungkin lebih baik mengambil telepon.
5. Buat Tanda Tangan Email Anda Berguna
Penawaran tanda kutip, promosi dan buletin dalam tanda tangan email mungkin efektif dalam beberapa situasi, tetapi barang-barang tersebut tidak boleh pernah menggunakan tanda tangan email Anda untuk apa itu dimaksudkan untuk digunakan - menyediakan informasi kontak Anda. Email atau balasan awal Anda harus menyertakan tanda tangan email dengan nama lengkap, perusahaan, dan URL Anda minimal. Nomor telepon, judul dan ulangan alamat e-mail Anda juga tidak sakit.
6. Periksa Ejaan dan Proofread Anda
Memeriksa ejaan itu mudah. Jadikan pengaturan default di klien email Anda untuk memeriksa semua pesan sebelum Anda mengirimnya.
Email lebih informal dan ada sedikit lebih lunak dengan ejaan dan kesalahan tata bahasa, tetapi kelihatannya mengerikan untuk mengirim pesan yang penuh dengan kesalahan. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah membuat kesan buruk karena Anda terburu-buru mengirim email dan tidak memeriksa ejaan dan tata bahasa Anda.
Email adalah metode komunikasi penting dalam bisnis, meskipun itu bukan preferensi pertama Anda. Mengikuti praktik terbaik email bisnis ini akan membantu Anda menjaga komunikasi email Anda tetap profesional dan produktif , dan Anda dapat yakin bahwa kesan yang Anda buat itu bagus.