Menerbitkan kartu ini kepada karyawan berarti bahwa mereka dapat melakukan transaksi tertentu atas nama bisnis dan kemudian mengajukan semua tanda terima kepada manajer keuangan utama pada setiap akhir bulan. Sebagai sebuah perusahaan, alih-alih mengeluarkan uang tunai kepada setiap karyawan, kartu kredit perusahaan berubah menjadi pilihan terbaik karena Anda tidak akan terlibat dalam kerepotan memberikan uang tunai.
Namun, sebelum Anda mengeluarkan kartu perusahaan, Anda harus menerapkan tindakan pencegahan. Tanpa melakukan itu, ada kemungkinan bagi beberapa karyawan untuk menyalahgunakan dana bisnis . Risiko pembelian yang tidak sah meningkat ketika kartu kredit perusahaan ada di tangan mereka, dan tidak ada tindakan perlindungan di tempat. Untuk mengendalikan risiko ini, kebijakan berikut akan membantu:
Di Mulai, Tetapkan Ekspektasi
Saat mengeluarkan kartu, disarankan untuk menetapkan dan memberi tahu semua karyawan tentang apa yang diharapkan dari mereka ketika menyangkut penggunaan kartu. Anda perlu menetapkan kebijakan yang dengan gamblang menjelaskan tanggung jawab pemegang kartu, jenis pengeluaran yang harus digunakan kartu dan jenis dokumen yang harus dikirimkan untuk setiap pengeluaran.
Ini adalah salah satu kunci yang harus dilakukan oleh setiap perusahaan sehingga dapat mengekang bagaimana pemegang kartu menggunakan kartu tersebut. Tanpa melakukan ini, bisnis Anda akan mengeluarkan biaya tambahan yang tidak pernah dianggarkan, yang dalam jangka panjang meningkatkan biaya menjalankan bisnis.
Pastikan Aturan Kartu Benar Dipahami
Seperti yang kita ketahui, sebagian besar karyawan tidak memiliki budaya membaca. Ini berarti bahwa jika Anda hanya memberikan kartu korporat karyawan dengan denda hukum yang sah dari aturan tanpa mengambil mereka tentang bagaimana atau apa yang diharapkan dalam hal penggunaan kartu itu tidak akan membantu karena banyak dari mereka dapat menggunakan kartu tanpa membaca aturan.
Untuk menghindari skenario di atas, ada baiknya untuk mengatur pertemuan dengan karyawan dan membawa mereka melalui kebijakan. Setelah ini selesai, akan baik bagi mereka untuk mengakui pemahaman kebijakan secara tertulis. Ini berarti bahwa jika seorang pekerja menentang apa yang dinyatakan oleh kebijakan, tindakan yang tepat harus diambil.
Menjadi Tertarik dalam Menghabiskan
Kadang-kadang sebagian besar karyawan cenderung melanggar peraturan dan akhirnya menghabiskan lebih banyak daripada apa yang digariskan dalam kebijakan. Dengan ini di pikiran Anda, itu baik untuk menjaga tutup pada penggunaan kartu kredit bisnis . Chief financial officer harus memberi tahu supervisor di setiap departemen bahwa mereka akan diberi tanggung jawab untuk mengawasi karyawan dengan kartu di departemen itu.
Ini akan dengan cara akan meminimalkan penyalahgunaan kartu pada bagian karyawan. Ketika seorang karyawan mengetahui bahwa ada seseorang yang memantau belanja kartu, mereka akan takut untuk terlibat dalam pembelian yang tidak diizinkan yang tidak tercantum dalam polis.
Memiliki Ukuran Pelindung di Tempat
Uang adalah sumber daya ekonomi, dan karenanya sangat langka. Ini berarti bahwa ketika seorang karyawan menyalahgunakan hak penggunaan kartu mereka, beban tersebut segera ditransfer dari mereka ke perusahaan. Dengan pemikiran ini, tidak apa-apa bagi Anda untuk menempatkan batas pengeluaran pada setiap kartu.
Mereka yang berada dalam posisi manajerial dapat diberikan batas yang lebih tinggi dibandingkan dengan mereka yang berada di peringkat yang lebih rendah. Langkah ini dimaksudkan untuk mengurangi risiko melakukan transaksi yang tidak sah. Batas pengeluaran yang ditetapkan tidak boleh dilampaui dan harus dinyatakan dalam kebijakan. Jika ada karyawan yang melampaui batas, jumlah tambahan harus dikurangi dari gaji mereka ditambah penalti.
Selalu Melakukan Ulasan Tahunan
Program kartu kredit perusahaan harus ditinjau dari tahun ke tahun. Ini karena karyawan tertentu mungkin telah pindah dari satu departemen ke departemen lain dan karena setiap departemen memiliki batas pengeluaran khusus, ada kebutuhan untuk melakukan tinjauan tahunan program.
Melakukan hal itu juga memungkinkan kepala departemen untuk mengeluarkan batas pengeluaran baru sesuai dengan tanggung jawab setiap karyawan. Jika seorang karyawan bekerja di departemen yang tidak lagi membutuhkan kartu kredit perusahaan, maka dia dapat dikeluarkan dari program.
Tingkatkan Efisiensi dengan Melakukan Tindak Lanjut
Adalah baik bagi Anda untuk memiliki seseorang yang bukan bagian dari perusahaan Anda atau bukan pemegang kartu untuk melakukan rangkuman transaksi atas nama perusahaan dan menyerahkannya kepada Anda pada akhir setiap bulan. Tujuan utama dari orang yang ditunjuk ini adalah mendaftarkan nama-nama karyawan yang tidak memberikan penjelasan dan pernyataan yang tepat waktu mengenai penggunaan kartu mereka.
Ini adalah cara mudah bagi Anda untuk memantau karyawan mana yang mematuhi kebijakan kartu dan mana yang tidak. Setelah jangka waktu tertentu, Anda dapat memilih untuk mencambuk cambuk pada pemegang kartu terus-menerus yang selalu bertentangan dengan kebijakan baik dengan mengambil kartu dari mereka secara sementara atau bahkan secara permanen.
Menilai Outlier
Ingat, karyawan yang mengeluarkan kartu perusahaan hanya boleh digunakan pada barang-barang tertentu yang berguna bagi perusahaan dan tidak boleh digunakan untuk membeli barang-barang pribadi kecuali dalam keadaan darurat. Jadi, ada kebutuhan untuk memantau semua pengeluaran yang digunakan setiap karyawan pada kartu di akhir setiap bulan.
Jika satu atau lebih karyawan menggunakan kartu pada barang-barang pribadi, penilaian menyeluruh harus dilakukan untuk menentukan apakah itu karena keadaan darurat atau tidak. Jika itu bukan kasus darurat, maka tindakan disipliner harus diambil terhadap pemegang kartu. Sebaliknya, jika itu karena keadaan darurat, biaya yang dikeluarkan harus dikurangi dari gaji pemegang kartu tanpa tindakan pendisiplinan yang diambil terhadap mereka.
Bagilah Risiko
Kebijakan kartu korporat Anda harus memastikan bahwa pengguna karyawan secara pribadi bertanggung jawab atas semua saldo kartu kredit dengan risikonya sendiri. Dengan kebijakan seperti itu, perusahaan hanya perlu mengganti dana kepada pemegang kartu perorangan sesuai dengan jumlah pengeluaran yang disetujui.
Inilah yang kami sebut sebagai berbagi risiko antara perusahaan dan karyawan. Ini adalah cara yang baik untuk menangani karyawan yang cenderung membeli barang-barang pribadi mereka menggunakan kartu karena mereka hanya akan diberikan jumlah yang sesuai dengan pengeluaran yang disetujui saja.