Namun, mereka juga dapat mengeja bencana bahkan untuk presenter berpengalaman jika Anda membuat kesalahan Powerpoint yang sangat penting ini. Kunci keberhasilan adalah memastikan tayangan slide Anda adalah bantuan visual dan bukan gangguan visual.
Untuk hasil terbaik, hindari “tujuh dosa mematikan” yang mematikan dari presentasi Powerpoint ini.
1. Slide Transisi Dan Efek Suara.
Mereka menjadi fokus perhatian, yang pada gilirannya mengalihkan perhatian penonton. Lebih buruk lagi, ketika sebuah presentasi yang berisi beberapa efek dan transisi berjalan di komputer jauh lebih lambat daripada yang dibuat, hasilnya adalah pemutaran yang lambat dan hampir komikal. Gimmick semacam itu jarang meningkatkan pesan yang ingin Anda komunikasikan. Kecuali Anda mempresentasikan pada konvensi fiksi ilmiah, tinggalkan teks yang dipandu laser!
Tinggalkan fade-in, fade-out, tisu, tirai, pelarutkan, papan catur, potongan, penutup, dan split ke pembuat film Hollywood. Bahkan "build" (baris teks yang muncul setiap kali Anda mengklik mouse) dapat mengalihkan perhatian. Fokus pada pesan Anda, bukan teknologi.
2. Clipart Standar.
Kematian untuk menyaring kacang! Powerpoint sekarang begitu luas digunakan clipart yang disertakan dengan itu telah menjadi "klise visual." Ini menunjukkan kurangnya kreativitas dan kepatuhan terhadap bentuk standar.
Pertama, pastikan Anda membutuhkan grafik untuk meningkatkan pesan Anda. Jika Anda melakukannya, gunakan foto hasil pindaian Anda sendiri atau gambar berkualitas lebih baik dari perusahaan seperti PhotoDisc.
Pengambilan layar dapat menambahkan realisme saat menyajikan informasi tentang situs web atau program komputer. Dua program tangkapan layar populer adalah Snagit (www.techsmith.com) untuk Windows dan Snapz Pro (www.ambrosiasw.com) untuk Macintosh.
Keduanya tersedia sebagai shareware.
3. Presentasi Template.
Klise visual lainnya. Template memaksa Anda untuk memasukkan ide orisinal Anda ke dalam cetakan pra-paket orang lain. Kerangka sering berisi latar belakang yang mengganggu dan kombinasi warna yang buruk. Ambil buku bagus tentang grafis Web dan terapkan prinsip yang sama ke slide Anda. Buat tampilan khas Anda sendiri atau gunakan logo perusahaan Anda di sudut layar.
4. Teks-Berat Slides.
Slide yang diproyeksikan adalah media yang baik untuk menggambarkan ide secara grafis atau memberikan gambaran umum. Mereka adalah media yang buruk untuk detail dan membaca. Hindari paragraf, kutipan, dan bahkan kalimat lengkap.
Batasi slide Anda menjadi lima baris teks dan gunakan kata dan frasa untuk membuat poin Anda. Penonton akan mampu mencerna dan mempertahankan poin-poin kunci dengan lebih mudah. Jangan gunakan slide Anda sebagai catatan pembicara atau untuk sekadar memproyeksikan garis besar presentasi Anda.
5. Paradigma “Saya”.
Penyaji sering memindai tabel atau grafik langsung dari materi perusahaan cetak yang ada dan memasukkannya dalam presentasi slide show mereka. Hasilnya hampir selalu kurang optimal. Visual cetak biasanya dimaksudkan untuk dilihat dari 8-12 inci daripada dilihat dari beberapa kaki. Biasanya, mereka terlalu kecil, terlalu detail dan terlalu tekstual untuk presentasi visual yang efektif.
Hal yang sama berlaku untuk ukuran font; Font 12 titik cukup ketika teks ada di depan Anda. Dalam tampilan slide, arahkan ke minimal 40 titik font. Ingat penonton dan gerakkan lingkaran dari “aku” ke “kita.” Pastikan semua elemen dari slide tertentu cukup besar untuk mudah dilihat. Ukuran benar-benar penting.
6. Membaca.
Presentasi lisan harus fokus pada berbicara interaktif dan mendengarkan, bukan membaca oleh pembicara atau audiens. Tuntutan bahasa lisan dan tulisan berbeda secara signifikan. Bahasa lisan lebih pendek, kurang formal dan lebih langsung. Membaca teks merusak presentasi. Hal yang berkaitan harus dilakukan dengan selebaran untuk audiens.
Salah satu tujuan Anda sebagai presenter adalah untuk menangkap dan menahan perhatian audiens. Jika Anda mendistribusikan materi sebelum presentasi Anda, audiens Anda akan membaca handout daripada mendengarkan Anda. Seringkali, bagian dari presentasi yang efektif bergantung pada menciptakan ketegangan untuk melibatkan penonton.
Jika penonton dapat membaca semua yang akan Anda katakan, elemen itu hilang.
7. Iman dalam Teknologi.
Anda tidak pernah tahu kapan kerusakan peralatan atau antarmuka yang tidak kompatibel akan memaksa Anda untuk memberikan presentasi Anda di komputer lain. Bersiaplah dengan memiliki back-up presentasi Anda pada CD-ROM.
Lebih baik lagi adalah kartu memori compact-flash dengan adaptor untuk slot PCMCIA di notebook Anda. Dengan itu, Anda masih dapat membuat perubahan pada menit terakhir. Sebaiknya siapkan beberapa transparansi warna dari slide kunci Anda.
Dalam skenario terburuk, tidak ada teknologi yang berfungsi dan Anda tidak memiliki visual untuk ditampilkan. Anda harus tetap dapat memberikan presentasi yang sangat baik jika Anda fokus pada pesan. Selalu membiasakan diri dengan presentasi, praktikkan dan siap untuk melibatkan audiens terlepas dari teknologi yang tersedia. Ini hampir seni yang hilang.
Dr. Joseph Sommerville telah mendapatkan gelar “Pakar Presentasi” untuk membantu para profesional merancang, mengembangkan, dan menyampaikan presentasi yang lebih efektif. Dia adalah Principal of Peak Communication Performance, perusahaan yang berbasis di Houston yang bekerja di seluruh dunia untuk membantu para profesional mengembangkan keterampilan dalam komunikasi strategis.