Pertanggungan Kena Pajak
Artikel ini membawa Anda melalui beberapa masalah yang terkait dengan pengemudi karyawan mobil perusahaan.
Hanya Penggunaan Bisnis yang Dikurangkan
Tidak peduli siapa yang mengendarai mobil atau yang memiliki mobil, hanya penggunaan bisnis mobil itu yang dapat dikurangkan sebagai pengeluaran bisnis. Siapa pun yang mengemudikan mobil harus menyimpan catatan mengemudi pada saat yang baik untuk penggunaan bisnis.
Acara bisnis harus dicatat pada hari terjadinya, dan harus mencakup rincian tujuan, tanggal, dan lokasi atau jarak tempuh.
Anda Dapat Memberi Karyawan Tunjangan Otomatis
Sebagian besar bisnis memberi karyawan tunjangan otomatis untuk mengganti mereka dengan biaya mengendarai mobil untuk keperluan bisnis. Tunjangan dapat diberikan selain menyediakan mobil untuk karyawan.
Tunjangan ini bukanlah tunjangan kena pajak bagi karyawan, asalkan itu diberikan melalui rencana yang dapat dipertanggungjawabkan. Sebuah rencana yang dapat dipertanggungjawabkan adalah serangkaian prosedur yang ditetapkan oleh bisnis Anda untuk memperhitungkan secara memadai uang yang diberikan kepada karyawan tersebut. IRS ingin memastikan Anda tidak memberikan tunjangan karyawan, tetapi ini adalah pengeluaran bisnis yang sah yang dibayar oleh karyawan dan dibayar oleh Anda.
Anda Harus Menggunakan IRS Accountable Plan
Pada dasarnya, untuk memiliki rencana yang dapat dipertanggungjawabkan, pengeluaran mobil harus memiliki tujuan bisnis yang sah, karyawan harus memberikan Anda catatan yang memadai yang menunjukkan penggunaan bisnis dan jumlah yang dibelanjakan, dan karyawan harus mengembalikan kelebihan pembayaran dalam waktu yang wajar.
Tunjangan otomatis yang Anda berikan kepada karyawan dapat ditentukan menggunakan tarif IRS standar (berbeda setiap tahun) atau biaya sebenarnya. Metode yang Anda gunakan terserah Anda, dengan beberapa keterbatasan.
Jika Anda tidak mengatur dan menggunakan rencana yang dapat dipertanggungjawabkan, setiap uang saku atau penggantian yang Anda berikan kepada karyawan untuk dikendarai dapat dikenakan pajak kepada mereka, dan Anda harus memasukkan jumlah penggantian dalam upah mereka dan menahan pajak.
Penggunaan Mobil oleh Karyawan adalah Manfaat Kondisi Kerja
Manfaat kondisi kerja, menurut IRS, adalah "properti dan layanan yang Anda berikan kepada karyawan sehingga karyawan dapat melakukan pekerjaannya." Manfaat ini dikecualikan dari pendapatan karyawan dengan asumsi bahwa karyawan dapat mengambil potongan pada pengembalian pajak pribadi. Dalam kasus mobil perusahaan. Ingat, ini hanya penggunaan bisnis mobil yang (a) diperbolehkan sebagai pengeluaran bisnis dan (b) tidak dikenakan pajak kepada karyawan sebagai manfaat.
Namun, penggunaan mobil oleh karyawan untuk alasan pribadi tidak dapat dikurangkan sebagai pengeluaran bisnis, baik kepada karyawan atau bisnis Anda. Inilah cara kerjanya:
Penggunaan Pribadi Mobil Perusahaan Adalah Manfaat Kena Pajak
Pada dasarnya, apa pun yang Anda berikan kepada karyawan adalah manfaat kena pajak. Jika Anda memberikan karyawan penggunaan mobil, penggunaan pribadi oleh karyawan dianggap oleh IRS sebagai tunjangan non-tunai.
Intuit Payroll mengatakan, "Sebagian dari nilai mobil dianggap sebagai bagian dari total kompensasi karyawan untuk tujuan pajak." Anda harus mempertimbangkan nilai manfaat ini dan menunjukkannya pada gaji karyawan, dan, tentu saja, menahan pajak federal dan negara bagian. dan pajak FICA (Pajak Jaminan Sosial dan Medicare) dari jumlah ini, sama seperti dari pembayaran dan tunjangan lainnya.
Mobil Terdaftar Properti Bisnis
Satu catatan terakhir: Kendaraan bisnis berada dalam kelas properti khusus untuk keperluan pajak bisnis. Mereka dianggap properti terdaftar, yang termasuk properti yang dapat digunakan baik untuk alasan bisnis dan pribadi.
Apakah Anda memberikan mobil kepada karyawan atau menggunakannya sendiri, jika mobil digunakan kurang dari 50% waktu untuk tujuan bisnis, Anda masih dapat mengurangi penggunaan bisnis, tetapi Anda harus menggunakan depresiasi garis lurus.
Jika Anda Memutuskan Memberikan Mobil Perusahaan kepada Karyawan
Mari kita lihat contoh untuk melihat bagaimana semua ini berfungsi:
Bisnis Anda menyewakan mobil dan memberikannya kepada Mary untuk digunakan dalam mengemudi bisnis.
Mary harus menyimpan catatan yang baik tentang pemisahan antara bisnis dan penggunaan pribadi dan memberikan perusahaan Anda laporan terperinci. Untuk tujuan ini, katakanlah dia mendorong 50% untuk bisnis dan 50% untuk penggunaan pribadi.
Tidak peduli siapa yang menggerakkan mobil, sewa adalah dalam nama perusahaan, sehingga pembayaran sewa dapat dikurangkan sebagai biaya bisnis, tetapi hanya sebatas itu digunakan untuk tujuan bisnis. (Jika mobil dibeli, depresiasi pada mobil dapat dikurangkan, lagi hanya untuk bagian bisnis penggunaannya.)
Jika Anda mengganti biaya perjalanan bisnis Mary , Anda tidak perlu mempertimbangkan penggantian pajak ini jika Anda memiliki rencana yang dapat dipertanggungjawabkan, seperti yang dijelaskan di atas.
Namun, nilai mobil untuk waktu mengemudi pribadi harus dimasukkan dalam pendapatan Mary (dan pemotongan berlaku). Jika sewa bulanan pada mobil perusahaan yang dikendarai Mary adalah $ 500, Anda harus memasukkan $ 250 sebulan dalam gajinya.
Mengapa Penting untuk Menyimpan Catatan yang Baik tentang Penggunaan Bisnis
Seperti yang Anda lihat dari pembahasan di atas, sangat penting bahwa pengemudi mobil perusahaan menyimpan catatan yang sangat baik untuk membuktikan jumlah mengemudi bisnis.
Bukti ini diperlukan:
- Jadi Anda dapat mengganti biaya mengemudi karyawan dan tidak perlu memasukkan ini dalam gaji karyawan
- Untuk membuktikan penggunaan bisnis sehingga Anda tidak perlu memasukkan bagian ini dari nilai mobil dalam gaji karyawan,
- Jadi Anda dapat memotong lebih banyak biaya depresiasi, dan
- Jadi Anda dapat menggunakan lebih banyak nilai dari mobil untuk pengeluaran bisnis Anda yang lain.
Informasi Lebih Lanjut di Publikasi IRS
- Publikasi IRS 535 - Mengurangi Biaya Bisnis
- Publikasi IRS 15-B - Panduan Pajak Pengusaha untuk Manfaat Pinggiran
- Publikasi IRS 463 - Perjalanan, Hiburan, Hadiah dan Biaya Mobil
- Topik Pajak IRS 510 - Penggunaan Bisnis Mobil
Disclaimer: Artikel ini hanya untuk tujuan informasi umum. Ini tidak dimaksudkan sebagai pajak atau nasihat hukum. Periksa dengan penasihat pajak dan keuangan Anda sebelum Anda mulai menyerahkan karyawan kunci ke mobil perusahaan.