Catatan perusahaan adalah catatan -catatan yang perlu dipertahankan oleh perusahaan AS untuk menunjukkan bahwa ia berfungsi dengan cara yang dipersyaratkan oleh Internal Revenue Service dan hukum negara di mana bisnis tersebut dimasukkan (dibentuk sebagai entitas bisnis perusahaan).
Mengapa Rekor Perusahaan Dibutuhkan?
Catatan perusahaan diperlukan untuk menunjukkan bahwa perusahaan berfungsi secara tepat seperti yang dipersyaratkan oleh Internal Revenue Service, untuk menunjukkan bahwa korporasi adalah entitas yang terpisah dan untuk menjaga perisai perusahaan dari kewajiban.
Apa itu Buku Catatan Perusahaan?
Beberapa perusahaan memiliki "buku" catatan perusahaan yang mencakup semua dokumen yang diperlukan. Dalam kasus lain, catatan perusahaan disimpan online atau di lemari arsip. Rekaman tersebut harus di satu tempat dan tersedia jika Internal Revenue Service mengaudit perusahaan Anda.
Anda juga dapat menyimpan catatan perusahaan Anda "di awan", tetapi rekaman ini dapat mencakup informasi rahasia dan proses kepemilikan, jadi pastikan server Anda aman. Susan Ward, Pakar Bisnis-Kanada Kecil, memiliki artikel bagus tentang manajemen dokumen yang dapat membantu Anda dalam proyek ini.
Bagaimana Rekor Korporat Dibuat? Siapa yang Menyimpan Catatan Perusahaan?
Catatan perusahaan dihasilkan oleh dewan direksi perusahaan Anda. Dewan menciptakan dokumen seperti artikel perusahaan Anda tentang penggabungan dan laporan tahunan. Dewan juga membuat dan mengedit dokumen seperti gerakan dan menit selama rapat dewan.
Sekretaris perusahaan biasanya ditunjuk untuk menyimpan semua catatan perusahaan. Tentu saja, semua catatan harus ditandatangani, dan tindakan apa pun yang diambil harus memiliki dokumentasi. Jika perusahaan memiliki saham, sekretaris perusahaan (biasanya kantor individu ini) melacak catatan kepemilikan saham.
Sekretaris perusahaan juga memanggil gulungan di setiap rapat dewan, mencatat anggota dewan yang hadir dan tidak ada.
Menyimpan Catatan Resolusi Dewan
Dewan perusahaan menyetujui keseluruhan kebijakan dan resolusi (keputusan), dan mereka tidak terlibat dalam pengambilan keputusan sehari-hari dari bisnis. Salah satu kegiatan terpenting dari dewan perusahaan adalah membuat resolusi. Resolusi pada dasarnya adalah dokumen yang merekam keputusan dewan. Resolusi perusahaan dapat dibuat dalam banyak hal, termasuk:
- Rekaman transaksi utama perusahaan
- Persetujuan kontrak
- Rekaman penjualan atau pembelian properti nyata (tanah dan bangunan)
- Mempekerjakan atau memberhentikan sejumlah besar karyawan
- Memperluas ke pasar baru atau lokasi baru
Semua keputusan ini, dan lebih banyak lagi, harus dicatat.
Apa Rekaman Lain yang Harus Disertakan?
- Anggaran Dasar Anda dan artikel apa pun yang mengubah dokumen ini. Artikel ini diajukan dengan status Anda, tetapi Anda masih membutuhkan salinan asli dan semua perubahan.
- Anggaran Rumah Tangga Perusahaan . Anggaran rumah tangga adalah prinsip yang mengatur kerja dewan direksi korporasi. Peraturan tersebut termasuk tugas perwira perusahaan , informasi tentang pertemuan tahunan, dan bagaimana dewan menetapkan kebijakan dan suara.
- Risalah dari semua pertemuan pemegang saham dan direktur, termasuk pertemuan tahunan
- Laporan Tahunan
- Daftar saham untuk melacak transaksi saham dan kepemilikan saham.
- Bisnis perusahaan dan resolusi pajak
- Resolusi perekrutan dan penunjukan
- Resolusi Direktur Konflik Kepentingan
- Resolusi untuk pinjaman kepada dan oleh korporasi
- Keputusan tentang manfaat karyawan dan rencana pensiun
- Stock dividend resolution
Ikuti Hukum Negara dalam Membentuk Dewan Anda dan Menyimpan Catatan
Ketika Anda membentuk perusahaan Anda, Anda perlu memeriksa dengan negara Anda untuk memastikan Anda mengikuti pedoman negara untuk mengatur dan menjalankan perusahaan Anda. Semua negara bagian memiliki peraturan khusus yang mengatur perusahaan. Tanyakan kepada sekretaris negara bagian Anda atau dengan pengacara Anda untuk informasi lebih lanjut.
Kembali ke Daftar Periksa Startup Perusahaan