Either way, ketika ini terjadi Anda harus membuat perubahan pada transaksi asli Anda setelah itu telah dicatat, dan Anda dapat melakukannya dengan mudah dalam perangkat lunak akuntansi QuickBooks dengan membuat entri jurnal.
Anda dapat membuat entri jurnal di QuickBooks untuk menyesuaikan atau memperbaiki transaksi dan mengirim entri yang tidak dapat dilakukan dengan cara lain, seperti penyesuaian untung atau rugi.
Proses entri jurnal cukup mudah, tetapi Anda hanya dapat membuat entri jurnal untuk satu pelanggan atau vendor dalam satu waktu. Jika Anda ingin memperbaiki beberapa saldo pelanggan atau vendor dengan cara ini, Anda harus memposting entri terpisah. Saat ini, QuickBooks belum merilis opsi entri massal, meskipun QuickBooks 2017 memperkenalkan opsi entri data hemat waktu.
Apa itu entri jurnal?
Entri jurnal umum adalah transaksi akuntansi yang dimasukkan, atau diposting, langsung ke buku besar umum . Buku besar perusahaan bertindak sebagai kelompok utama akun yang digunakan untuk mencatat neraca dan transaksi laporan laba rugi.
Misalnya, Anda mungkin telah memasukkan tagihan utilitas bulanan $ 100 ke akun pengeluaran asuransi perusahaan Anda secara tidak sengaja. Anda dapat memposting entri jurnal yang disesuaikan untuk mengurangi, atau mengkredit akun pengeluaran asuransi sebesar $ 100 dan meningkatkan, atau mendebit akun biaya utilitas sebesar $ 100 untuk memperbaiki kesalahan Anda.
Semua akun Anda akan berada dalam urutan yang benar, dan Anda tidak perlu mengubah jumlah yang terhutang oleh vendor Anda karena bagian transaksi tersebut dicatat dengan benar.
Entri Jurnal untuk Kegiatan Akhir Tahun
Akuntan publik atau pemegang buku bersertifikat Anda mungkin ingin membuat entri jurnal untuk menyelesaikan kegiatan akhir tahun, seperti memasang penyesuaian pajak ke buku Anda, merekam biaya penyusutan atau mereklasifikasi pendapatan dan pengeluaran.
Profesional akuntansi Anda dapat memberi Anda informasi spesifik jika Anda ingin memposting entri jurnal sendiri pada akhir tahun, bersama dengan penjelasan mengapa entri diperlukan untuk situasi khusus Anda.
Cara Membuat Entri Jurnal Umum di QuickBooks
Anda dapat membuat entri jurnal umum di QuickBooks dengan mengikuti petunjuk langkah demi langkah ini:
- Buka Perusahaan > Buat Jurnal Umum Entri dari menu di bagian atas layar.
- Ubah bidang Tanggal , jika perlu, di jendela Buat Jurnal Umum. QuickBooks akan default ke tanggal saat ini jadi jika Anda ingin memposting entri untuk bulan atau tahun sebelumnya, pastikan untuk mengubahnya sehingga entri Anda akan dicatat dalam periode waktu keuangan yang tepat.
- Masukkan nomor untuk entri jurnal Anda di bidang No. Entri. QuickBooks akan secara otomatis menomori entri jurnal berikutnya secara berurutan.
- Masukkan nomor akun buku besar umum di kolom Akun. Anda juga dapat memilih akun pertama dari menu drop-down di kolom Akun.
- Masukkan jumlah debit atau kredit untuk akun yang Anda pilih ke dalam kolom Debit atau Kredit. Debit dan kredit harus sama untuk membuat entri seimbang dan memungkinkan QuickBooks memposting entri.
- Masukkan memo deskriptif di Memo Column. Ini akan ditampilkan pada laporan yang menyertakan jurnal ini. Langkah ini opsional, tetapi disarankan agar Anda akan ingat nanti mengapa entri dibuat.
- Ulangi Langkah 4 hingga 6 hingga entri sepenuhnya mengimbangi satu sama lain dan transaksi mencapai saldo nol. Total Anda di kolom Debit harus sama dengan total di kolom Kredit, dan entri jurnal kemudian akan diseimbangkan dengan benar.
- Klik Simpan & Tutup untuk menyimpan entri jurnal dan tutup jendela, atau klik Simpan & Baru untuk menyimpan entri jurnal dan membuka jendela baru.
Anda dapat membuat entri jurnal yang paling umum di QuickBooks menggunakan langkah-langkah ini, tetapi jika Anda ingin membuat entri jurnal yang memengaruhi akun pelanggan tertentu atau hutang vendor, Anda harus menempatkan pelanggan atau vendor pada baris pertama masuk.