Membuat perekaman eBay sekejap menggunakan fitur PayPal
Jika Anda pernah menjadi penjual eBay untuk berapa lama Anda sudah tahu bahwa PayPal adalah cara terbaik untuk menerima pembayaran secara online — cepat, mudah, dan PayPal menyimpan catatan transaksi yang sangat teliti yang diselesaikan dengan cara ini. Bahkan, Anda dapat mengakses transaksi ini dalam format yang nyaman, spreadsheet siap untuk merampingkan praktik akuntansi Anda-apakah Anda seorang pembeli, penjual, atau keduanya, Anda tidak perlu menggunakan situs web PayPal secara langsung untuk mengakses catatan untuk setiap transaksi.
Dalam kombinasi dengan program spreadsheet seperti Excel, fitur PayPal ini dapat menjadikan pembukuan bagi pembeli dan penjual kecil dan menengah sebagai sepotong kue — terutama jika Anda berhati-hati menggunakan PayPal untuk sebagian besar transaksi Anda.
Menggunakan Excel untuk Mengakses Catatan PayPal
PayPal membuat database transaksi Anda dapat diakses oleh Anda dalam format yang disebut CSV, atau "nilai yang dipisahkan koma." Sebagian besar aplikasi spreadsheet seperti Excel, Quattro Pro, atau OpenOffice.org Calc — yang sama yang dapat Anda gunakan untuk menyeimbangkan buku cek atau pajak Anda — mampu membaca dan mengimpor file yang disimpan dalam format ini.
Karena PayPal dapat membuat file CSV untuk Anda berdasarkan rentang tanggal, Anda dapat menggunakan PayPal untuk menghasilkan informasi akuntansi lengkap yang cepat, akurat, lengkap (termasuk biaya PayPal , pengiriman dan penanganan jumlah, dan rincian lainnya) tentang transaksi eBay Anda yang kemudian dapat Anda simpan di komputer Anda sendiri dan memanipulasi dalam aplikasi spreadsheet, misalnya, untuk mengurutkan berdasarkan jenis transaksi atau mendapatkan total cepat untuk keperluan pajak.
Membuat File CSV Menggunakan PayPal
Untuk membuat file CSV dari transaksi PayPal Anda, masuk ke situs web PayPal sama seperti Anda akan melihat akun Anda secara normal. Setelah masuk dan melihat halaman default "Akun Saya", ikuti langkah-langkah berikut:
- Klik "Sejarah." Klik pada tautan "Riwayat" biru dan putih di dekat bagian tengah atas halaman. (Petunjuk: letaknya persis di sebelah kanan tautan "Tarik".)
- Pilih rentang tanggal. Gunakan alat di bagian atas halaman untuk memilih rentang tanggal agar transaksi dapat ditampilkan. Anda dapat memilih permintaan umum seperti "Minggu Lalu" (untuk semua transaksi selama tujuh hari sebelumnya) atau "Bulan Terakhir" (untuk semua transaksi selama 30 hari terakhir), atau Anda memilih untuk menampilkan rentang tanggal tertentu.
- Klik tautan "CSV". Klik tautan "CSV" tepat di sebelah kanan kata "Unduh:" di kanan atas area tampilan. Munculan akan muncul meminta Anda untuk memilih format unduhan.
- Klik tombol "Unduh". Tanpa mengubah jenis file dari "CSV," klik tombol "Unduh" berwarna kuning. PayPal akan berhenti sejenak untuk mengakses database sebelum mengirim browser web Anda file yang bernama Downoad.csv. Simpan ini ke desktop Anda untuk akses yang mudah.
Pengguna tingkat lanjut yang membaca bersama artikel ini mungkin sudah tahu persis apa yang ingin mereka lakukan dengan data pada tahap ini — jika ini adalah Anda, jangan ragu untuk mengunduh ke format lain (seperti format Quicken atau Quickbooks) atau menyimpang dari yang berikut ini prosedur.
Mengimpor File CSV Ke Excel
Sekarang setelah Anda mengunduh file CSV yang berisi transaksi pilihan Anda dan file telah disimpan di desktop Anda, ikuti langkah-langkah ini untuk memuat file di Excel.
- Luncurkan Excel. Jika file CSV di desktop Anda sudah terlihat seperti file Excel (yaitu ikon yang mewakili file terlihat sama dengan ikon yang biasanya Anda lihat untuk file Excel), Anda dapat mengklik dua kali file tersebut untuk membukanya dan vóila— kamu sudah selesai! Banyak pengguna akan menemukan, bagaimanapun, bahwa file CSV tidak secara otomatis terbuka di Excel ketika ikon diklik dua kali. Jika ini adalah Anda, gunakan menu awal Anda untuk meluncurkan aplikasi Excel.
- Pilih menu "File", lalu pilih "Buka." Setelah aplikasi Excel terbuka, klik pada menu "File" di bagian kiri atas jendela dan pilih opsi "Buka" dari daftar pilihan. Anda harus disambut oleh jendela dialog kecil berlabel "Buka" yang menampilkan file di sistem komputer Anda.
- Pilih Desktop Anda. Dalam versi Excel terkini, ini dapat dilakukan dengan mengklik ikon "Desktop" di sebelah kiri dialog "Buka". Di versi Excel yang lebih lama, klik daftar tarik-turun Lokasi di dekat bagian atas jendela dan pilih "Desktop" dari daftar panjang tempat-tempat yang muncul.
- Setel jenis file ke "Semua file." Klik daftar drop-down "File of type" di dekat bagian bawah jendela dan ubah jenis file dari "file Excel" menjadi "Semua file." Ini akan menyebabkan dialog "Buka" untuk menampilkan file CSV apa pun di desktop Anda.
- Klik dua kali pada file "Unduh". Cari file CSV (disebut "Unduh" atau "Unduh.csv" tergantung pada versi Windows Anda — Anda mungkin harus mencari melalui daftar semua file di desktop Anda) dalam daftar file yang ditampilkan dalam dialog "Buka" dan klik dua kali di atasnya.
Hanya itu saja! Anda sekarang harus melihat daftar terorganisir dan dapat diurutkan dari semua transaksi PayPal terbaru Anda di Excel. Jika Anda sudah familiar dengan Excel, Anda harus dapat menyimpan informasi ini untuk digunakan dalam catatan keuangan Anda segera untuk memproses, menyaring, mengatur, mencari, atau memanipulasi catatan PayPal Anda.
Perhatikan juga, seperti yang disebutkan di awal artikel ini bahwa langkah-langkah serupa dapat diikuti untuk mengimpor catatan PayPal Anda ke OpenOffice.org atau Quattro Pro. Cukup impor aplikasi spreadsheet Anda atau buka file "CSV" atau "comma separated values".
Sebagai catatan akhir, ingatlah bahwa jika Anda ingin terus menggunakan informasi ini, Anda mungkin harus menyimpannya kembali dalam format standar Excel (atau format standar apa pun yang digunakan spreadsheet Anda) untuk kenyamanan. Untuk melakukan ini, klik pada menu "File" di bagian kiri atas jendela Excel dan pilih opsi "Save As". Kemudian, pilih "Microsoft Excel Workbook" dari daftar buka-bawah "Save as type" di dekat bagian bawah dialog "Save As" yang muncul.
Pembukuan yang bahagia!