Perencanaan, Pengendalian, dan Evaluasi Kinerja
Perencanaan
Anggaran adalah alat perencanaan yang diperlukan untuk membangun kerangka kerja untuk bisnis Anda dan keuangannya. Menggabungkan tren masa lalu dengan perkiraan realistis untuk tahun fiskal, anggaran memberikan pandangan rinci tentang aset, ekspektasi pendapatan yang realistis, dan bagaimana keseimbangan tersebut terhadap pengeluaran yang Anda antisipasi.
Anggaran juga membantu menetapkan sasaran dan menetapkan prioritas. Anggaran harus merinci dari mana dana akan berasal untuk melaksanakan strategi baru dan berapa banyak pendapatan yang dapat dihasilkan dengan melaksanakan strategi dengan sukses. Item baris yang menguasai sebagian besar pendanaan atau menghasilkan pendapatan paling banyak adalah item dengan prioritas tinggi, dan itu dapat berfungsi sebagai pengingat yang baik tentang keseluruhan strategi Anda saat membuat keputusan.
Anggaran yang efektif harus memecah pendapatan dan biaya yang diantisipasi oleh bulan atau per kuartal, dan tergantung pada ukuran bisnis Anda, anggaran tersebut harus mencakup anggaran terpisah untuk setiap departemen.
Anggaran departemen ini juga harus dipilah berdasarkan bulan atau per kuartal, dan secara kolektif mereka akan berkumpul untuk membentuk anggaran induk Anda.
Bisnis yang sangat bergantung pada pendapatan penjualan musiman berfungsi sebagai contoh bagus mengapa anggaran sangat penting. Jika bulan Juni, Juli, Agustus, dan Desember biasanya menghasilkan 75 persen dari pendapatan bisnis Anda, anggaran Anda memungkinkan Anda untuk merencanakan ke depan sehingga Anda akan memiliki strategi terbaik untuk mendistribusikan pendapatan yang paling efektif selama penuh tahun fiskal.
Perencanaan juga harus memperhitungkan kebutuhan jangka panjang. Misalnya, jika Anda mengantisipasi pengeluaran besar satu atau dua tahun ke depan untuk peningkatan komputer, ada baiknya untuk mulai menganggarkan biaya itu di muka.
Evaluasi
Selain menjadi bagian penting dari proses perencanaan, anggaran diperlukan untuk mengevaluasi kinerja perusahaan Anda selama tahun fiskal. Bagian dari penganggaran secara bertanggung jawab adalah melacak pendapatan dan pengeluaran aktual dan membandingkannya dengan apa yang dianggarkan. Ini membantu memastikan bahwa bisnis Anda sesuai dengan rencananya, tetapi penganggaran juga menawarkan sarana penting untuk mengidentifikasi masalah dan peluang.
Misalnya, jika penjualan pada kuartal pertama lebih rendah dari yang Anda anggarkan, Anda akan tahu bahwa Anda mungkin harus mencari biaya untuk dipotong nanti di tahun fiskal agar tetap menguntungkan. Contoh yang lebih positif adalah penjualan produk baru yang melebihi harapan. Dengan melacak tren ini dan membandingkannya dengan apa yang dianggarkan, Anda akan tahu bahwa Anda memiliki pendapatan tambahan untuk merevisi anggaran dengan rencana untuk meningkatkan produksi atau mempekerjakan staf tambahan untuk menangani bisnis ekstra.
Pembiayaan
Sejarah penulisan suara, anggaran terperinci dan berpegang teguh pada mereka dapat membantu menunjukkan pemberi pinjaman atau calon investor bahwa Anda tahu bagaimana mengembangkan rencana bisnis dan membuatnya bekerja.
Pemberi pinjaman dan investor tentu ingin menggali lebih dalam lagi keuangan dan sejarah Anda, tetapi jika mereka tidak melihat bukti praktik penganggaran yang kuat, itu mungkin cukup menjadi bendera merah untuk mengubahnya.
Jika Anda membuka bisnis baru dan memiliki sedikit atau tidak memiliki sejarah, Anda perlu menebus kurangnya rekam jejak dengan dukungan rinci untuk anggaran Anda. Ini berarti melakukan penelitian ke pasar dan menunjukkan bagaimana tren masa lalu atau mungkin kekosongan dalam industri mendukung angka-angka yang Anda sajikan. Perhatian terhadap detail semacam ini dapat membantu Anda mendapatkan pertimbangan serius dari pemberi pinjaman atau investor.
Staffing
Bahkan usaha kecil dengan hanya beberapa karyawan perlu memastikan bahwa mereka memiliki staf yang tepat untuk menulis dan mempertahankan anggaran. Jika, misalnya, Anda memiliki dan mengoperasikan sebuah kafe kecil, Anda mungkin memiliki menu unik dan reputasi untuk layanan pelanggan berkualitas, tetapi itu tidak berarti Anda seorang profesional keuangan.
Jika mempekerjakan orang penuh waktu untuk menangani buku Anda tidak realistis, pertimbangkan bantuan paruh waktu atau bekerja dengan perusahaan konsultan luar, terutama di awal dan setiap tahun ketika tiba waktunya untuk menulis anggaran baru untuk tahun fiskal berikutnya. SCORE, berafiliasi dengan US Small Business Administration, sebagian besar terdiri dari sukarelawan dengan latar belakang bisnis dan keuangan yang memberikan bimbingan dan saran untuk usaha kecil. Ini bisa menjadi sumber yang berharga ketika Anda baru memulai atau ketika Anda dihadapkan dengan tantangan yang signifikan. Selain membantu dengan penganggaran atau masalah lain, itu dapat membuat Anda berhubungan dengan sumber daya lain di komunitas Anda.
Perangkat lunak
Beberapa alat terbaik untuk menulis anggaran rinci dan berpegang teguh pada itu adalah program perangkat lunak, dan mereka melampaui hanya Microsoft Excel atau program spreadsheet lainnya. Perusahaan seperti Quicken menawarkan program perangkat lunak yang terjangkau untuk penganggaran dan pelacakan pendapatan dan pengeluaran. Selain itu, Anda mungkin sudah menggunakan PayPal, Square, atau layanan online serupa lainnya dengan sistem point-of-sale (POS) Anda, dan seperti Quicken, mereka menawarkan alat untuk menulis anggaran dan melacak pendapatan dan pengeluaran.
Anda tidak memerlukan gelar di bidang keuangan untuk mempelajari cara menggunakan program-program ini untuk proses penganggaran Anda, tetapi mungkin bermanfaat untuk mengambil kelas untuk membantu menguasai semua fitur yang relevan yang mereka tawarkan.